ビジネス文書
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ビジネス文書の基本知識とマナー
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ビジネス文書 ビジネス文書の基本知識とマナー ビジネス文書の組み立てと文章の構成
3.文章の構成を整える(その2)
C下書きと清書をする……ぶっつけ本番で書くのは、時間の節約になるかもしれませんが、書き間違いや訂正などで紙面を汚したりするより、最初に下書きをしてから、清書という段取りにしたほうがいいでしょう。
D文体を統一する……一般的なビジネス文書の場合、口語体で書くのが普通です。漢文調の文語体は、特殊なケース以外に使われることはめったにありません。しかし、事務的な文書の中にも、いつのまにか文語体がまぎれこんでいるという場合もあります。たとえば、次のようなケースです。
かくのごとき…………(そのようなこと)
必要なる………………(必要な)
実施のあかつきは……(実施の上は)
せられんことを………(されますよう)
進まんとする…………(進もうとする)
このような文語体は、しばしば使っていると癖のようになってきますから、なるべく平易な口語体で書くように心がけることです。
また、文書の目的によっては丁寧語(敬体)を使うか、あるいは普通語(常体)にするかを決めなければなりません。
これを混同した文章などは滑稽なものになりますから、どちらかに統一するようにします。
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