| 1. |
事前準備をしておく。 |
・相手の電話番号、所属部署、役職、氏名を確認する。
・用件と、話す順序を整理する
・必要な資料、メモを手元に用意する |
| 2. |
相手が出たら自分の会社、名前を名乗り、あいさつをする。
・取引先など、つき合いのある相手の場合
・初めて電話をする相手の場合 |
「○○会社の鈴木です。いつもお世話になっております。」
「お忙しいところ失礼いたします。 私、○○会社の鈴木と申します。」 |
| 3. |
呼び出してほしい相手の名前を告げる |
「恐れ入りますが、○○部の山田様はいらっしゃいますか。」 |
| 4. |
呼び出した相手が出たら、再度名乗ってあいさつをする。 |
「○○会社の鈴木でございます（です）。いつもお世話になっております。」 |
| 5. |
用件は明確に、要点をおさえて簡潔に話す。
・用件が長くなりそうな場合 は相手の承諾を得てから話す。 |
「○○の件ですが。」
「○点あります。まず１点目ですが。」
「今よろしいでしょうか。」
「少々お時間をいただけますでしょうか。」 |
| 6. |
話したい相手が不在の場合、自分がどうしたいかを取り次いだ人に伝える。 |
「かけ直しますので、電話のあったことをお伝えいただけますか。」
「お戻りになりましたら、お手数ですが折り返しお電話をいただけますでしょうか。」
「伝言をお伝えいただけますか。」 |
| 7. |
伝言を頼んだときは、用件が正しく伝わっているか確認し、相手の名前を聞いておく。
・相手が復唱しないときはポイントを要領よく復唱する。
・相手が名乗らないとき |
「念のため確認させていただきます。」
「失礼ですが、お名前をうかがわせていただけますか。」 |
| 8. |
折り返し電話をもらうときは、電話番号を伝えておくと、相手の手間が省ける。 |
「念のため電話番号を申し上げます。」 |
| 9. |
自分の部署名、名前を名乗る。 |
「確かに申し伝えます。私、○○課の佐藤と申します（が承りました）。」 |
| 10. |
締めくくりのあいさつをする。 |
「それでは、よろしくお願いいたします。」 |
| 11. |
電話を切る。 |
原則として、電話をかけた方が先に切る。※相手がお客様や目上の方の場合は、相手が切ってから受話器を置く。 |
電話のかけ方の例